Mësimi 14.2 Procesverbali

Lexoni mësimin në libër duke klikuar këtu: Gjuha Shqipe 12 Mësimi 14.2

Procesverbali

Procesverbali, letra formale dhe curriculum vitae (jetëshkrimi) janë tekste informuese që karakterizohen nga një skemë e ngulitur (fikse) dhe formula të standardizuara.

Procesverbali
Procesverbali është tekst informues përmbledhës, që shkruhet në mbledhjet e organeve publike (Këshilli i klasës, Bordi i Profesorëve, Dhoma e Deputetëve, etj.) dhe private (bordi i drejtorëve të shoqërive aksionare, mbledhja e anëtarëve të një klubi sportiv, etj.). Është një dokument zyrtar që ka për qëllim:
a. të dokumentojë në mënyrë objektive dhe të saktë ngjarjet dhe deklaratat;
b. të informojë njerëzit që nuk janë të pranishëm;
c. të memorizojë atë që është diskutuar.

Shkrimi i besohet një personi i cili, në rolin e sekretarit, mund të marrë shënime gjatë diskutimit dhe pastaj të hartojë procesverbalin. Drejtuesi i takimit (presidenti, për shembull), udhëheq diskutimin mbi çështjet e rendit të ditës dhe nxjerr përfundimet.

Teknikat e shkrimit të procesverbalit
Hyrja
1. Data, ora e fillimit dhe vendi i takimit
2. Emri i grupit të mbledhur, organizmi (një klasë, një grup sportiv)
3. Lista e temave në rendin e ditës
4. Të dhënat e të pranishmëve dhe atyre që mungojnë dhe emri i drejtuesit dhe sekretarit të caktuar
5. Hapja e seancës

Trungu
1. Paraqitja e secilës pikë të rendit të ditës
2. Emri i atyre që ndërhyjnë dhe raportimi ndërhyrjeve
3. Propozimet e mundshme, vendimet e marra dhe rezultatet e votimit

Përfundimi
1. Deklarimi i mbylljes së mbledhjes
2. Të dhënat e kohës së përfundimit
3. Nënshkrimi i drejtuesit dhe sekretarit

Propozimet
a. Gjatë mbledhjes, një nga të pranishmit mund të bëjë një propozim për një çështje të rendit të ditës.
b. Njëri nga të pranishmit mund të kërkojë ndryshimin e rendit të diskutimit: për shembull, nëse ka një ekspert të ftuar për të ndërhyrë në pikën e fundit të rendit të ditës, mund të kërkohet të rishihet diskutimi.
c. Njëri nga të pranishmit mund të ndërhyjë në çështjet formale (kohëzgjatja e tejkaluar e ndërhyrjeve) ose të kërkojë shpejtimin e seancës, sepse ka zgjatur më shumë se afati i përcaktuar i përfundimit.
d. Njëri nga të pranishmit mund të ndërhyjë në çështjet formale (kohëzgjatja e tejkaluar e ndërhyrjeve) ose të kërkojë shtyrjen e seancës sepse zgjat përtej kohës së caktuar të mbylljes.

» Diskutimet
Çdo vendim zyrtar duhet të regjistrohet bashkë me arsyet e votimit dhe rezultatet e tij (njëzëri ose me shumicë votash). Nëse diskutimi zhvillohet me mendime pro dhe kundër një propozimi, është e dobishme që idetë të grupohen në mbështetje dhe ato kundërshtuese në dy blloqe të dallueshme.

» Elementet e formës
Për të paraqitur ndërhyrjet e ndryshme, mund të përdoren foljet deklarative, si : propozojmë, pajtojmë, vëzhgojmë, kujtojmë, kundërshtojmë.

Hartimi i procesverbalit kërkon përdorimin e kohës së tashme (sot, 10 tetor 2017, takon …) ose në të shkuarën e afërt (10 tetor 2017 është takuar …). Shprehjet zyrtare dhe të standardizuara ose shkurtesat e formulave të përcaktuara dallojnë hapjen, votimin, mbylljen.

Formulat standard

Hapja
Rendi i ditës, d.m.th., lista e çështjeve që do të diskutohen në vazhdimësi… U mblodh për të diskutuar rendin e ditës në vijim.. Të ndryshme dhe të mundshme (përfshirja në diskutim e çështjeve të paparashikuara ose me rëndësi të vogël).. Kryeson seancën … Vuri në dukje praninë e numrit… Deklaron të hapur seancën (takimin)…

Zhvillimi
mbështet / paraqet / sugjeron / propozon… propozimi / miratohet/refuzohet nga shumica/ njëzëri

Mbyllja
Seanca mbyllet në … Kryetari deklaron seancën (takimin) të mbyllur në… Lexuar, miratuar dhe nënshkruar…

Teksti model -Procesverbali

Hyrja
a. koha dhe vendi ku zhvillohet takimi,
b. realizuesit e takimit,
c. çështjet në rendin e ditës.
d. lista e çështjeve në rendin e ditës,
e. të dhënat e atyre që janë të pranishëm dhe atyre që mungojnë,
f. Kryesia e seancës,
g. emri i presidentit dhe sekretarit të caktuar.

Trungu
a. prezantimi i secilës pikë të rendit të ditës,
b. emrat e atyre që ndërhyjnë dhe raportimi i ndërhyrjes,
c. vendimet e marra,
d. procedura e votimit,
e. rezultatet e votimit.

Përfundimi
a. deklarimi i mbylljes, të dhënat e kohës së përfundimit,
b. firma e presidentit dhe sekretares.

Ansambleja e anëtarëve të klubit sportiv X
Më 28 korrik 2015, në sallën e mbledhjeve të Kompleksit Sportiv “Dinamo”, në qytetin e Tiranës, në orën 17.00, takohet Asambleja e Përgjithshme e aksionerëve të Shoqatës së Futbollit Amator, për të diskutuar rendin e ditës në vijim:
1. Mbyllja e bilancit për periudhën gusht 2014 / korrik 2015
2. Parashikimi i bilancit për periudhën gusht 2015 / korrik 2016
3. Organika dhe bordi i ri drejtues 2015 / 2016
4. Programi sportiv për sezonin 2015 / 2016
5. Të ndryshme

Seanca shtyhet 10 minuta, për shkak të numrit të pamjaftueshëm të anëtarëve të pranishëm. Në orën 17:15, pasi u vërejt prania e plotë e anëtarëve të Ansamblesë (sipas ligjit numri tyre është 20) shpallet vlefshmëria e seancës, me të gjitha kompetencat vendimmarrëse lidhur me çështjet e ngritura në rendin e ditës.

Në fillim të seancës, për të kryesuar Ansamblenë, z. A. Spahiu emërohet Kryetari i Ansamblesë, ndërsa znj. Orjeta Loli, sekretarja që do të mbajë procesverbalin. Presidenti i kompanisë, z. Sami Kurti, mori fjalën duke paraqitur pikën e parë të rendit të ditës në Ansamble. Paraqitjen (ekspozimin) gjithpërfshirëse e fillon duke ilustruar artikujt e buxhetit, duke filluar nga të ardhurat e përftuara, për të vazhduar me zërat e ndryshëm të shpenzimeve.

Gjatë diskutimit të presidentit, ndërhyn z. N. Pango, duke kërkuar shpjegime specifike mbi shpenzimet e bëra. Pastaj vazhdojmë me analizën e bilancit së parashikuar (pika 2). Presidenti Kurti analizon në detaje parashikimet e shpenzimeve dhe të ardhurave për vitin e ardhshëm futbollistik. Në fund të paraqitjes së tij ai vazhdon të ilustrojë në detaje tabelën organizative të planifikuar për sektorin e rinisë dhe Këshillin e ri drejtues 2015/2016 (pika 3). Për pikën 4 e merr fjalën zëvendës-presidenti, z. L. Bega, që paraqet fazat e ndryshme që karakterizuan sezonin e futbollit që sapo përfundoi. Aspektet pozitive dhe negative, si: performanca zhgënjyese e lojtarëve të huaj, besimi që u jepet lojtarëvë vendas, caktimi i portierit T. në një ekip tjetër, huazimi i lojtarëve K. dhe M., blerja nga shoqata e lojtarëve N. , A. e P. ; të gjitha blerjet e lartpërmendura janë bërë në përputhje me buxhetin dhe, në çdo rast, me qëllim forcimin e ekipit për të fituar kampionatin e ardhshëm. Gjithashtu, zëvendës-presidenti shton se objektivi që nuk duhet të anashkalohet për sezonin e ardhshëm është: marrëveshja e bërë me strukturat e Kompanisë së Sigurimeve për aksidentet.

Gjatë prezantimit të nënkryetarit, folën: B. Cani për informacionin mbi blerjen e lojtarëve dhe N. Kela i cili kërkoi të reklamohen më shumë futbollistët e rinj. Pasi analizoi të gjitha kërkesat, Ansambleja e Aksionerëve miraton njëzëri: bilancin 2014 / 2015, bilancin e parashikuar 2015 /2016, tabelën organizative 2015 / 2016 dhe bordin e ri, si dhe programin sportiv për sezonin e ri 2015 / 2016. Para shpërndarjes, Ansambleja i dha një mandat thesari znj. Loli për të shlyer të gjitha detyrimet rrjedhëse, duke përfshirë edhe regjistrimin përkatës.

Duke mos mbetur asgjë pa u zgjidhur, seanca mbyllet në orën 19.00
Tiranë, 28 korrik 2015
Lexuar, miratuar dhe nënshkruar.
Sekretarja Orjeta Loli
Presidenti Sami Kurti